Sådan flettes Email

Indlæg af Hanne Mølgaard Plasc

 

1.

Åbn et blankt Microsoft Word-dokument. Vælg 'Letters and Mailings' og derefter 'Mail Merge' i menuen Funktioner. Klik på 'E-mail-meddelelser' under 'Dokumenttype'.

2.

Klik på 'Næste: Startdokument' og under 'Vælg startdokument' klik på 'Brug det aktuelle dokument.' Derefter skal du oprette modtagerne af e-mail-fusionen ved at klikke på 'Næste: Vælg modtagere'. Klik på 'Brug en eksisterende liste' under 'Vælg modtagere'.

3.

For at hente en eksisterende modtagerliste skal du se under 'Brug en eksisterende liste' og klikke på 'Gennemse'. 'Vælg datakilde' vises. Gå til rullemenuen 'Se i' og klik på den fil, du vil bruge til din liste, og klik derefter på 'Åbn'. Fra den boks, der åbnes, vælg hvilke modtagere du vil medtage i din mailfusion, og klik derefter på 'OK'.

4.

Klik på 'Næste: Skriv din email besked'. Indtast den besked, du ønsker at blive vist i e-mailen til alle modtagere. Når du har gennemført beskeden, skal du klikke på 'Næste: Forhåndsvisning af dine e-mail-meddelelser.' En forhåndsvisning af din besked til den første modtager kommer op på skærmen.

5.

Kontroller meddelelsen for at sikre, at der ikke er fejl, og dobbeltkryd modtagerlisten for at sikre, at det er korrekt. Hvis der er en modtager, du ønsker at fjerne, skal du klikke på 'Foretag ændringer' og klikke på 'Ekskluder denne modtager.'

6.

Klik på 'Næste: Udfyld fusionen.' Klik på 'Electronic Mail' under 'Merge'. Feltet 'Flet til Email' skal komme op på skærmen. Under 'Til' skal du vælge det tilsvarende felt, der indeholder e-mailadresserne. Indtast en titel for emnet for e-mail i tekstfeltet Emnelinje.

7.

Vælg det format, du vil have til din besked, ved at gå til 'Mail format 'rullegardinliste. Hvis du vælger 'HTML', holder du opmærksom på alle poster vedrørende en Outlook sikkerhedsforanstaltning. Under 'Send records' klikker du på, om du vil inkludere 'Alle' eller 'Aktuelle' poster. Endelig klikker du på 'OK', og meddelelsen sendes til de ønskede modtagere.

Oprettelse af en mailfusion giver mulighed for, at personlige formularer nemt kan leveres til flere modtagere via e-mail. Den mest almindelige e-mail-fusionsprocedure udføres ved brug af Mail Merge på pc'er. Disse computere skal bruge Microsoft Outlook for at kunne gennemføre denne mailfusion. Email-fusion er en effektiv måde at fremskynde processen med at sende flere formelle eller forretningsmails til flere parter på én gang uden at skulle omskrive de samme oplysninger igen og igen.