Problemer med at vedhæfte filer til e-mail

Indlæg af Hanne Mølgaard Plasc

 

Funktion

Handlingen om at vedhæfte en fil til en e-mail-besked (i modsætning til indholdet af filen i e-mailens krop) er vigtig, da det giver modtageren mulighed for at se den vedhæftede fil i sin oprindelige kontekst. Næsten alle filer indeholder nogle formateringer, der er afgørende for selve dokumentet, hvad enten det er et Excel-regneark, en grafisk fil eller PowerPoint-dæk, og det kræver ofte, at slutbrugeren redigerer og deler originaldokumentet.

Typer

Selv om der er mange årsager til problemer med vedhæftede filer sendt via e-mail, er disse de mest almindelige problemer. Størrelse: De fleste internetudbydere (internetudbydere) samt virksomhedens netværk har en forudbestemt grænse på størrelsen af ​​en vedhæftet fil. Hvis summen af ​​de vedhæftede filer overstiger denne grænse, kan mailen afvises af din tjeneste eller modtagerens tjeneste (eller internt netværk eller firewall).

Fil Type: Selvom de fleste filtyper er universelle (f.eks. PDF, jpg, Microsoft Office-dokumenter) og kan fås på næsten alle computere, kan modtageren måske ikke have den samme software som afsenderen. Mac-brugere kan f.eks. Ikke åbne Microsoft Project-filer, og brugere af Microsoft Office 2007/2008 sender ofte filer i formater (docx, xlsx, pptx), som brugere af ældre versioner af Office ikke kan læse uden at opgradere eller installere en konverter .

Misbruget indhold: Mange internetudbydere og virksomhedsnetværk scanner også indgående / udgående e-mail for at udrydde skadeligt indhold (vira, malware), og ret ofte er de legitime filer, der er vedhæftet, fjernet fra e-mailen.

AOL Quandary: Selvom der ikke er rim eller grund (for ikke at nævne konsistens) i dette problem, har nogle AOL-brugere problemer med at få adgang til de samme vedhæftede filer, som ikke-AOL-brugere ikke har noget problem med. Der er måder at omgå dette (som fyldning af filerne på forhånd), men det er stadig et problem, der ikke har nogen universel løsning.

Webbaseret mail: Nogle brugere, der får adgang til e-mail via en webbrowser ( i modsætning til en specialiseret e-mail-pakke som Outlook eller Apples mail) har problemer med at få adgang til vedhæftede filer. Dette skyldes nogle gange præferencer i selve browsersoftwaren (som f.eks. at forhindre pop op-vinduer), men ligner AOL-problemet som I nogle tilfælde er dette problem tilfældigt og tilsyneladende umuligt at løse.

Størrelse

En tilfældig søgning viser, at forskellige internetudbydere og tjenester har forskellige krav til vedhæftede filer. Gmail tillader f.eks. meddelelser på op til 25 MB, men du skal også overveje at internetudbyderen af ​​både dig og din modtager muligvis ikke er i stand til at håndtere vedhæftede filer af den størrelse. Optimum Online (Cablevision s ISP) begrænser vedhæftede filer til 20 MB, mens Comcast er mindre generøs med sin båndbredde, hvilket gør det muligt at vedhæfte vedhæftede filer blot 7MB. Men Time Warner Cable trumps begge, hvilket giver abonnenterne en kraftig grænse på 30 MB på vedhæftede filer.

Forebyggelse / løsning

Selvom der ikke er noget du kan gøre med forudbestemte størrelsesgrænser eller firmanavne, er der mange ting, der kan hjælpe. Brug af en software, der komprimerer filer, er en mulighed, selvom du skal sørge for at modtageren har mulighed for at åbne de udfyldte filer. ellers erstatter du et problem for et andet. Ved at installere software (såvel som dine modtagere gør det samme), der er universelt - såsom Adobe Reader - og at holde styr på softwareversioner, hjælper det helt sikkert.

Ekspertindsigt

For brugere, der konsekvent skal sende og / eller modtage store filer, er en løsning uden for e-mail - som f.eks. Oprettelse af et FTP-websted - en levedygtig mulighed. Selv hjemmebrugere har evnen til at bruge en version af dette, der er brugervenligt, f.eks. MobileMe af Apple eller en gratis tjeneste som FileZilla. Men med udbredelsen af ​​sociale netværk og foto- og videodelingssteder som Facebook, SnapFish og YouTube kan brugere sende indhold online og send en email med et link til det, i stedet for at vedhæfte store filer til en e-mail og risikere afvisning et sted langs linjen. Email, med sine flere funktioner - herunder vedhæftning af filer - har helt sikkert gjort livet lettere og kan være et enormt produktivitetsværktøj. Men noget så simpelt som vedhæftning af filer til e-mail kan være fyldt med problemer, nogle der let kan rettes og andre, der forbliver et teknologisk mysterium. Uanset hvad din status er i livet, er chancerne for, at du har stødt på et emne vedhæftet fil og har problemer med enten at sende eller modtage en fil, der var knyttet til en e-mail.