Sådan organiserer du din email for at spare tid

Indlæg af Hanne Mølgaard Plasc

 

1.

Husk at du ikke behøver at læse alle e-mails, så snart de kommer ind. For de fleste, der tjekker forretning, kan e-mail udføres tre gange om dagen: når de kommer ind i begyndelsen af skifte, før eller efter frokost, og inden du forlader arbejdet for dagen. Den gamle tidsstyringsregel for besvarelse af forespørgsler var inden for 24 timer, men med de teknologiske fremskridt i dag ved afslutningen af ​​hverdagen eller hver arbejdsskift er en bedre praksis.

2.

Du bør ikke lade din indbakke blive for fuld eller rydde den ud, der kan tage dig for meget tid i fremtiden. Hvordan holder du indbakken klar? Hvis e-mailen kræver et svar, skal du ikke holde folk venter for et svar. Hvis det ikke kræver et svar, skal du beslutte at gemme e-mailen eller papirkurven straks. Rengør din indbakke regelmæssigt ud af slutningen af ​​hver dag Hvis du ikke har en automatisk tidsrammeopsætning til tømning af din papirkurvmappe, kan du også tømme den ud i slutningen af ​​hver dag.

3.

Hvis du ofte finder massemail-e-mails til en bestemt gruppe eller et team af mennesker, skal du sætte deres e-mail-adresser sammen i et gruppe-id for at gøre feltet 'Til' for udgående meddelelser hurtigere og nemmere.

4.

Opret mapper til arkivering af e-mails, du vil beholde til fremtidig reference. Hvis du har mapper oprettet til hvert projekt eller team, du er involveret i, gør det nemt hurtigt at hente vigtig kommunikation og fremsende dem om nødvendigt. Det er også nemt at fjerne alle disse e-mails hurtigt, når projektet er færdigt eller holdet er opløst ved blot at slette foden lder. Nogle e-mail-værktøjer giver dig endda mulighed for at få e-mails fra bestemte personer til at gå direkte til mappen, så du kan bare se efter emner i den mappe i de gange, du udpeger til at arbejde på et bestemt projekt.

5. >

Du kan ikke kun oprette mapper, men de fleste e-mailværktøjer giver dig mulighed for at filtrere din e-mail i en bestemt mappe baseret på emnet eller afsenderen. For eksempel, hvis du finder ud af, at du får masser af e-mails med ordene 'pille u0026 quot; eller 'apotek' i titlen, og du har intet at gøre med postordremedicin, kan du filtrere disse e-mails direkte i en udpeget mappe som papirkurv eller spam. Hvis dit email-værktøj automatisk filtrerer e-mails til en spam- eller junk-mappe, lær ikke at være bange at kaste disse e-mails i skraldespanden / papirkurven ved at tømme mappen uden at kontrollere indholdet først.

6.

Hvis du ikke besvarer en e-mail på dagen, læses den fordi det kræver en intens tanke om, at du i øjeblikket ikke har tid til at give, brug påmindelsen eller tickler-funktionen på e-mails med deadlines, så du ikke glemmer at svare. Hvis e-mailen ikke angiver en forfaldsdato, skal du bede om det eller være proaktivt høflig og lade afsenderen vide, hvornår de kan forvente et velovervejet svar. Hvis du ikke har påmindelsesfunktionen i dit emailværktøj, skal du sætte det på dig på listen eller kalenderen med en notat af forfaldsdatoen, datoen for den oprindelige e-mail-anmodning og afsenderens navn.

7.

Endelig skal du huske på, at ved at bruge korrekt e-mail-etikette kan tage lidt mere tid til dig, når du komponerer e-mails, men det kan spare tid og forvirring senere. Så når du sender forretningsmails, skal du sørge for at Følg professionelle email etikette regler.

Tips og advarsler

  • Personer i en kundeservice eller et supportjob må muligvis tjekke e-mail hver time, som i begyndelsen af hver time i stedet for hvert minut eller kun 3 gange om dagen.
  • Det er nemt at spilde nogle af dine værdifulde tid hele tiden med at kontrollere e-mails. At sende e-mails kan også tage mere tid end nødvendigt. Der er nogle organisations- og tidshåndteringstip og genvejstaster, som du kan gøre for at spare tid, når du arbejder med e-mail.