Hvordan virker internetfaxing?

Indlæg af Hanne Mølgaard Plasc

 

Grundlæggende krav

Internetfaxing er en anden måde at sende faxer på via en computer eller en håndholdt enhed uden at røre en faktisk printer. Der er tre grundlæggende krav til internetfaxing. Det første vigtige krav er en internetforbindelse. Da faxing sker via internettet, er det vigtigt at have adgang til en, uanset om det er i dit hjem, en offentlig forbindelse kaldet hotspots eller en forbindelse på din arbejdsplads. For det andet har du brug for en e-mail-konto. De fleste internetfaxer kommer og går som e-mail vedhæftede filer. Derfor er det vigtigt at have en e-mail-konto. Det sidste vigtige grundlæggende krav er et abonnement på en internet- eller onlinefaxtjeneste. Nogle online-faxudbydere ville kræve et helt årsabonnement, mens andre tillader et abonnement fra måned til måned. Nogle virksomheder tilbyder gratis faxtjenester, men sponsorens annoncer vises på dit cover faxark.

Afsendelse og modtagelse af internetfakser

For at sende en fax kan du starte med at skrive en email og derefter vedhæfte dokument, du vil faxe. Du vil adressere e-mailen til et faxnummer på modtageren og inkludere udvidelsen af ​​din tjenesteudbyder (f.eks. 18001234567@faxsample.com). Online- eller internetfaxudbyderen vil derefter kode på vedhæftet fil som fax data ved modtagelse. Endelig sender tjenesteudbyderen det over en telefonlinje til modtagerens faxmaskine.

For at modtage en fax vil din internetfaxudbyder tildele dig et gratis nummer, som bliver dit udpegede faxnummer. Afsenderen ringer det nummer, når du sender en fax via en almindelig faxmaskine. Derefter konverterer din internetfaxudbyder dataene til en vedhæftet fil ved modtagelse og sender dem til dig i et emailformat med vedhæftet fil. Du kan læse vedhæftet fil ved blot at åbne den.

Fax fra en håndholdt enhed

Hvis du bruger en PDA til at sende fax, skal du have de samme krav som computere. Den måde, hvorpå du kan oprette forbindelse til internettet, kan variere alt efter hvilken model og service din PDA har. Nogle PDA'er har mulighed for at forbinde direkte til et modem for at oprette forbindelse til internettet, mens andre forbinder og synkroniserer med en computer for at få forbindelsen. Smartphones, som f.eks. Blackberry-enheder og iPhones, har mulighed for at forbinde eller bruge trådløst internet alene. Når du har din internetforbindelse på din PDA eller håndholdte enhed, kan du sende og modtage faxer på samme måde som computere gør.

Fordele ved internetfaxing

Internetfaxing kan spare en bruger for mange penge. Det eliminerer behovet for en separat faxmaskine, det sparer på papir, toner og blækudgifter, det eliminerer også at skulle få en anden telefonlinje, bare for at faxe alene. Du kan også spare penge på elektricitet, da faxmaskiner skal være tændt, så du ikke går glip af indgående faxer. En anden stor fordel er, at du kan faxe hvor som helst, når du vil, især hvis du bruger en mobil enhed, som f.eks. En PDA eller en trådløs bærbar computer. Du vil heller ikke gå glip af en vigtig fax, selvom du er væk, da du kan modtage faxer via e-mail.

Internetfaxing giver også andre funktioner, som kan være nyttige, såsom sporing og rapportering af faxer, planlægning af faxer, arkivering af faxer, beskyttelse af adgangskoder til filer, oprettelse af grupper til ofte sendte faxer, sende faxer til flere modtagere på samme tid.