hvad er fordelene ved scanning af dokumenter ?

Indlæg af Gunner Poulsen     opdateret: 2012-06-15

Document Imaging er en proces, hvor digitale billeder af fysiske dokumenter oprettes og gemmes i en computer ved hjælp af en scanner . En scanner er en enhed, der svarer til en kopimaskine , der optisk scanner et billede , såsom et billede eller håndskrevet dokument , for at skabe en digital kopi . Dokument scanning kan have mange potentielle fordele frem for traditionelle papir dokument opbevaring .

Pladskrav

En fordel ved scanning af dokumenter er, at det kan give store mængder af information , der skal lagres i et lille område . Fysisk arkivering og hentning af papirdokumenter tager megen tid og kræfter og kræver arkivskabe , der kan tage op hele rum dedikeret til opbevaring . En enkelt harddisk kan lagre svarer til hundredvis af arkivskabe til en værdi af fysiske dokumenter som digitale billeder .

Kommunikation

En anden vigtig fordel ved scanning af dokumenter er, at den gør det muligt oplysninger , der skal sendes til andre hurtigt og nemt. En scannet dokument kan sendes til andre i hele verden næsten øjeblikkeligt som en vedhæftet fil , mens fysiske dokumenter kan tage dage eller uger til at sende via almindelig post og pakker systemer , og kan være meget dyrt .

Data Access

Find specifikke dokumenter i store arkivskabe er besværligt , og tiden kan være spildt søge efter dokumenter , der er blevet fjernet , der blev aldrig indgivet , eller som er blevet misfiled . Dokument scanning giver mulighed for digital databaser af dokumenter , der kan søges hurtigt baseres på kriterier såsom søgeord eller dokumenter titler . Dette kan øge effektiviteten af adgang til data og forskning , og kan give flere brugere adgang til de samme oplysninger på samme tid .

Backups

Scanning giver brugerne mulighed for at oprette sikkerhedskopier af dokumenter for at forhindre tab af data . At skabe fysiske kopier af dokumenter kræver tid , blæk eller toner og papir , men at skabe kopier af digital information er så simpelt som at tilslutte en ekstern harddisk til en computer og trække de filer , du ønsker at kopiere ind i vinduet på den nye harddisk . Selv kompakt lagringsenheder såsom flash -drev har potentiale til at holde millioner af ord i scannede dokumenter og kan give brugerne mulighed for at transportere dokumenter i en bærbar og brugervenlig form .

Redigering Dokumenter

Scanning af dokumenter giver brugerne mulighed for at redigere eller ændre dokumenter med edb- programmer som billedredigeringsprogrammer og tekstbehandlingsprogrammer . Dette kan give brugerne mulighed for at tilføje kommentarer og noter til dokumenter uden at ændre det originale dokument : en ny version kan gemmes hver gang ændringer eller ændringer der foretages .


Previous:nothing Next:hvordan man kan konvertere en intern bærbar harddisk til en ekstern



 

Kommentarer

Code:
change